PowerPoint in OpenOffice - So klappt der Austausch uvm.

Published on: 
April 10, 2021
Written by: 
Michael Fröse

PowerPoint ist nach wie vor eines der beliebtesten Programme zur Präsentationserstellung. Das zu Microsoft Office gehörende Programm ist allerdings kostenpflichtig. Nicht jeder Nutzer von Präsentationssoftware möchte ein kostenpflichtiges Programm einsetzen. Als Alternative kannst du ein kostenloses OpenSource-Programm nutzen. Apache OpenOffice ist ein kostenloses Softwarepaket, das Programme enthält, die mit Microsoft-Office-Programmen vergleichbar sind. Während das Präsentationsprogramm in Microsoft Office als PowerPoint bekannt ist, bietet Apache OpenOffice mit Impress eine kostenlose und in vielen Bereichen kompatible PowerPoint-Alternative an. Es werden nachfolgend Schritt-für-Schritt-Anleitungen vorgestellt, die Nutzern bei der Öffnung und Bearbeitung von PowerPoint-Dateien in OpenOffice helfen sollen. Des Weiteren wird auf die verschiedenen Methoden eingegangen, OpenOffice-Dateien in PowerPoint zu öffnen.

1. Dateien von PowerPoint in OpenOffice öffnen

OpenOffice ist hier kostenlos erhältlich und enthält ebenfalls Schreib-, Tabellenkalkulations-, Datenbank- und Präsentationsprogramme. Die Programme haben andere Namen als die Anwendungen in Microsoft Office. „Writer“ ist der Name des Schreibprogramms in OpenOffice. „Calc“ heißt das Tabellenkalkulationsprogramm des Open-Source-Softwarepaketes. Mit „Math“ ist ein Programm vorhanden, das mathematische Formeln innerhalb einer grafischen Nutzerumgebung verarbeiten kann. „Base“ ist das Datenbanksystem von OpenOffice. „Impress“ heißt die kostenlose Alternative zu PowerPoint im OpenOffice-Softwarepaket.

Die kostenlosen Softwareprogramme von Apache OpenOffice sind sowohl für Windows und macOS als auch für Linux erhältlich. Die Dateien von OpenOffice und Microsoft Office sind in vielen Bereichen kompatibel. Es wird nachfolgend näher auf die Kompatibilität von PowerPoint- und Impress-Dateien eingegangen.

Wer eine Präsentationsdatei von PowerPoint in Open Office öffnen möchte, der hat verschiedene Wege zur Auswahl.
Zur Verdeutlichung habe ich eine kurze Präsentation erstellen, um zu zeigen wie sich die Grafikelemente und Animationen in Open Office verhalten.

1. Schritt: Die Öffnung einer PowerPoint-Präsentation ist mit dem Softwarepaket von OpenOffice problemlos möglich. Der Mauszeiger sollte auf die Präsentationsdatei bewegt werden. Per Rechtsklick öffnet sich ein Menü.

2. Schritt: Im Menü sollte der Menüpunkt „Öffnen mit…“ gewählt werden. Anschließend kann OpenOffice als Standardprogramm angeklickt werden.

Alternative Herangehensweise: Eine PowerPoint-Datei kann auch direkt in der Open-Source-Software geöffnet werden. Dazu solltest du OpenOffice öffnen. In dem geöffneten Programm kannst du dann über „Datei“ und „Öffnen“ oder Str + O bzw. CMD + O die Präsentation öffnen.

Eine Präsentationsdatei in Microsoft Office besitzt entweder die Dateiendung „.ppt“ oder „.pptx“. Die zuletzt genannte Dateiendung ist bei neueren Microsoft-Office-Versionen vorhanden (seit 20013). Die geöffnete PowerPoint-Datei wird im Programm Impress von OpenOffice angezeigt. Einige Formatierungen der ursprünglichen PowerPoint-Datei werden beibehalten. Es können aber bestimmte Präsentationselemente nicht dargestellt werden oder sogar verloren gehen. Es ist daher ratsam, die Präsentation nach dem Öffnen auf Vollständigkeit zu überprüfen. Siehe zu dem Thema Austausch auch den Abschnitt weiter unten.

2. PowerPoint-Präsentation in Apache OpenOffice bearbeiten und speichern

Präsentationsdateien mit den Endungen „.ppt“ und „.pptx“ können in OpenOffice geöffnet und angesehen werden (mit den später noch erwähnten Einschränkungen). Des Weiteren kann die Präsentationsdatei in OpenOffice problemlos bearbeitet werden. Nutzer von Impress können die PowerPoint-Dateiinhalte in OpenOffice verändern und wie andere Impress-Präsentationen bearbeiten.

Bei den Bearbeitungen ist anzumerken, dass Impress wesentlich weniger Funktionen hat als PowerPoint, deswegen werden auch einige PowerPoint-Funktionen in OpenOffice nicht richtig dargestellt. Innerhalb der Funktionen von Impress kannst du aber alles an einer importierten PowerPoint-Datei anpassen.

Wenn du deine Anpassungen an der Präsentation speichern möchtest, kannst du das über das Exportieren in eine PowerPoint-Datei machen (.ppt) oder du bleibst im OpenOffice-Format (.odp).

1. Schritt: Die Speicherung der Datei erfolgt in Impress unter dem Menüpunkt „Datei“. Der Nutzer muss im Menü lediglich „Speichern unter“ auswählen. Es öffnet sich ein Menü, das dem Nutzer die Speicherung der bearbeiteten Datei ermöglicht.

2. Schritt: Im „Speichern-unter-Menü“ kann der Nutzer das Dateiformat, den Speicherort und den Dokumentennamen wählen. Das Dateiformat sollte entweder auf „.odp“ (OpenOffice-Dateiformat) oder „.ppt“ (PowerPoint-Dateiformat) eingestellt werden.

PowerPoint 365 kann mit beiden Exportformaten gut arbeiten und stellt OpenOffice Daten korrekter dar als OpenOffice PowerPoint Daten darstellt. Es ist ohne weiteres möglich .odp Dateien in PowerPoint zu öffnen und zu bearbeiten.

Das es bei Export-Funktionen immer wieder zu Datenverlusten kommen kann, solltest du deine Datei nach dem importieren in PowerPoint genau prüfen. Sind Objekte vielleicht nicht mitgekommen oder werden anders dargestellt?

3. Umwandeln von PowerPoint-Dateien

PowerPoint-Dateien können nach der Bearbeitung in OpenOffice nicht nur über den Menüpunkt „Speichern unter“ gespeichert werden. Es gibt alternativ die Möglichkeit, die Datei zu konvertieren und in einem neuen Format zu speichern. Apache OpenOffice besitzt einen sogenannten "Konverter", der PowerPoint-Präsentationen beispielsweise in OpenOffice-Dateien umwandeln kann.

Der Vorteil des Konverters ist, dass alle Dateien in einem Ordner auf einmal von PowerPoint in OpenOffice umgewandelt werden können. Das spart Zeit.

Wird die Datei in ein OpenOffice-Format überführt, dann sind Darstellung und Bearbeitung der Datei in PowerPoint nicht mehr problemlos möglich.

In dem Beispiel zeige ich dir, wie du eine oder mehrere PowerPoint-Dateien in OpenOffice-Dateien konvertierst.
1. Schritt: Im OpenOffice-Programm ist links oben der Menüpunkt „Datei“ zu finden. Über diesen Menüpunkt gelangt der Nutzer zum „Assistenten“. Im „Assistenten-Menü“ sollte „Dokumenten-Konverter“ angeklickt werden.
2. Schritt: Der „Dokumenten-Konverter“ öffnet sich automatisch in einem weiteren Fenster. Der Nutzer kann auswählen, in welches Format die Datei konvertiert werden soll. Es kann nicht nur das OpenOffice-Format zur Konvertierung genutzt werden. Es ist in dem Menü auch möglich, eine Datei in ein PowerPoint-Format zu überführen. Es besteht also die Möglichkeit, eine OpenOffice-Datei in eine PowerPoint-Datei umzuwandeln.

3. Schritt: Du kannst auch PowerPoint-Vorlagen konvertieren, aber das machen wir für das Beispiel nicht. Nutzer sollten den Ort der zu konvertierenden Datei im Menüpunkt „Importieren von“ auswählen (wo liegt die Datei, die konvertiert werden soll). Wurde das Verzeichnis, in dem die Datei liegt, ausgewählt, dann muss der Nutzer nur noch den Speicherort im Menüpunkt „Speichern in“ auswählen. Anschließend sollte auf das Feld „Weiter“ geklickt werden.
4. Schritt: Wenn der Speicherort ausgewählt wurde und das Feld „Weiter“ bestätigt wurde, kommt eine Zusammenfassung mit der die Verzeichnisse nochmal geprüft werden können. dann kann die Umwandlung des Dateiformats beginnen. Mit einem Klick auf den Menüpunkt „Konvertieren“ wird die Umwandlung gestartet.

5. Es kann nochmal eine Abfrage zu den Schriften kommen bei der die Grundschrift ausgewählt werden kann.
6. Schritt: Die Konvertierung erfolgt automatisch. Der Nutzer muss lediglich das Fenster des Konvertierungsmenüs schließen, wenn die Konvertierung beendet ist. Die Datei liegt im gewünschten Format vor und ist am ausgewählten Speicherort zu finden. Der Vorteil einer Konvertierung ist, dass die Ursprungsdatei vorhanden bleibt.

4. Zusammenfassung der Dateikonvertierung

Um den Prozess der Konvertierung kurz und bündig darzustellen, wird dieser nachfolgend zusammengefasst. Der Nutzer klickt in OpenOffice links oben auf den Menüpunkt „Datei“ und wählt „Assistenten“ aus. Anschließend muss der „Dokumenten-Konverter“ im Menü „Assistenten“ gestartet werden. Es öffnet sich ein eigenes Fenster, in dem der Nutzer das Dokument auswählen kann. Des Weiteren muss dort das Endformat der Datei (Dateityp) gewählt werden. Wenn der Dateityp eingestellt wurde, dann sollte der Nutzer das Feld „Weiter“ anklicken. Im Anschluss öffnet sich ein Menü, in dem die umzuwandelnde Datei ausgesucht werden kann. Der Nutzer muss dazu den Menüpunkt „Importieren von“ auswählen. Im Menüpunkt „Speichern in“ wird der Speicherort der zu konvertierenden Datei angegeben. Anschließend sollte auf „Weiter“ geklickt werden. Bevor der Nutzer die Konvertierung startet, erhält er eine Auftragszusammenfassung. Durch einen Klick auf das Feld „Konvertieren“ startet der Vorgang. Nachdem die Konvertierung erfolgreich abgeschlossen wurde, darf das Fenster geschlossen werden.

5. Worauf muss beim Austausch von Dateien geachtet werden?

Wer Präsentationsdateien austauscht, der muss damit rechnen, dass es zu Unterschieden bei der Darstellung kommt. Wenn du dir viel Mühe gemacht hast eine PowerPoint-Präsentation zu erstellen und sie in OpenOffice komplett zerschossen ist, kann das ziemlich frustrieren.

Zu den bekannten Problemen gehören Fehler in der Schriftformatierung sowie fehlende oder verschobene Daten. Animationen können ebenfalls betroffen sein und in OpenOffice nicht wie gewünscht dargestellt werden. Viele Forenbeiträge zum Thema Kompatibilitätsprobleme zeigen, dass eine Präsentation optimal in dem Programm bearbeitet werden kann, in dem diese erstellt wurde. Wer allerdings eine PPT-Datei zugesendet bekommt und in OpenOffice bearbeiten muss, der sollte unbedingt überprüfen, ob nach der Bearbeitung und Speicherung der Datei die Daten vollständig sind, Animationen funktionieren und Übergänge bei der Präsentation korrekt dargestellt werden.

Hier mal ein paar Beispiele für die Unterschiede:

PowerPoint in Open Office - die Unterschiede

Folgendes hat nicht geklappt bei dem Öffnen von PowerPoint in OpenOffice

- Schriftfarben werden nicht korrekt dargestellt
- Diagramme werden nicht dargestellt
- Schriftgewichte werden nicht richtig dargestellt (Open Sans Light)
- Icons sind nicht mehr vorhanden
- Formen werden verzerrt dargestellt
- Bilder fehlen

Folgendes hat geklappt:
- Inhalte wurden übernommen
- Transparente Ebene auf der Titelfolie wurde übernommen inkl. Bild
- Schriftgrößen wurden beibehalten
- Objekte aus dem Folienmaster (das Logo oben links und der Trennstrich) sind im Master verblieben (Wie du deinen Folienmaster optimal nutzt liest du hier.)
- Animationen wurden rudimentär übernommen (ohne Sondereffekte und nicht durchgängig)

Aus diesem Beispiel wird deutlich, dass einfache Textfolien ohne viel Schnick-Schnack sich durchaus gut austauschen lassen. Sobald es aber spezieller wird mit Formen und Bildern entstehen schnell Schwierigkeiten.

Behältst du das im Kopf kannst du gut mit beiden Programmen arbeiten.

Mein Tipp für den Austauch: Lass dir parallel eine PDF-Datei von der PowerPoint senden, die du in OpenOffice Impress bearbeiten willst, damit du weißt wie die Präsentation vorher ausgesehen hat.

Welche Kompatibilitätsprobleme es zwischen aktuellen Office-Programmen von Microsoft und OpenOffice-Programmen geben kann, wird von Microsoft selbst beschrieben. Die Informationen sind hier online bei Microsoft erhältlich. Microsoft gibt beispielsweise an, welche PowerPoint-Features im ODP-Format teilweise, vollständig oder gar nicht unterstützt werden.

6 . Zusammenfassung PowerPoint und OpenOffice

Grundsätzlich kannst du PowerPoint-Dateien in OpenOffice öffnen und bearbeiten. Allerdings gibt es einige Einschränkungen, die das zu einem schwierigen Unterfangen machen. Es ist sehr wahrscheinlich, dass etliche Elemente aus PowerPoint in OpenOffice anders dargestellt werden. Es kann auch passieren, dass Elemente komplett fehlen.

Auf die Inhalte aus einer PowerPoint kannst du im Notfall zugreifen. Ein effizientes Arbeiten ist aus meiner Sicht aber herausfordernd.

Was sinnvoller ist, ist die Präsentation in OpenOffice zu beginnen und in PowerPoint weiterzuführen. Dieser Weg geht mit einem geringeren Fehlerpotenzial einher.

Alternativ kannst du auch deine PowerPoint-Daten um alle Formatierungen erleichtern. Lösche einfach alle Animationen und halte dich an das Standardfolien-Layout, dann läufst du wesentlich weniger Gefahr Elemente zu verlieren.

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