Die Präsentation steht an und du denkst dir wie wohl die Zuhörer reagieren werden? Was werden die Teilnehmer sagen und wird es die Zuhörer überzeugen? Für diesen bekannten Fall kannst du ganz einfach vorsorgen. Im Folgenden gebe ich dir einen Trick mit denen du sicherstellen kannst deine Message zu platzieren. Folge der untenstehenden Sequenz und schau dir an wie deine Präsentationen erfolgreicher werden.

Du sollst deinen wichtigsten Zuhörer:

Die Schritte eins und zwei finden statt bevor du die Präsentation hältst!

1. Finde den wichtigsten Zuhörer

Der wichtigste Zuhörer in der Uni

Bevor du mit der Präsentationsvorbereitung beginnst, solltest du dir Gedanken machen über deine Zuhörer. Die wenigsten Präsentationen dienen dem Selbstzweck. Alle Präsentationen haben das Ziel deinen Zuhörer zu etwas zu bewegen.

Ein Beispiel: Bei einer Präsentation deiner Hausarbeit ist dein Zuhörer dein Dozent (alle anderen sind meist eh mit sich oder Facebook beschäftigt). Dein Ziel ist den Dozenten zu überzeugen dir eine gute Note zu geben und am besten auch direkt für die Hausarbeit. Zumindest aber den Anschein erwecken, dass du nicht das ganze Semester durchgefeiert hast, sondern auch an der Hausarbeit geschrieben hast.

Wie sich diese Analyse in den gesamten Vorbereitungsprozess einfügt, siehst du auch in meinem PowerPoint Kurs für Studenten.

Bei dem obigen Beispiel ist es einfach. Komplexer wird es sobald du aus dem Rahmen der „normalen“ Präsentation in der Uni gehst. Bei der Präsentation einer Fallstudie zu bei einem Symposium oder anderen Veranstaltungen.

Finde den wichtigsten Zuhörer im Job

Etwas anders sieht die Situation im Job aus. Du bist Teil eines Meetings und musst eine Vorstellung über ein Thema machen. Nicht immer ist der Ranghöchste Zuhörer auch der wichtigste. Nehmen wir an du sollst über die Finanzplanung der Abteilung präsentieren und willst als Endergebnis ein größeres Budget abholen.

In diesem Beispiel macht es nur bedingt Sinn komplett nach dem Rang zu gehen. Viel passender wäre hier die Auswahl der Person, die am ehesten in den Entscheidungsprozess eingebunden ist. Es könnte sein, dass der Vorstand für Marketing anwesend ist, aber nicht der für Finanzen. Der Finanzvorstand hat einen Abgesandten geschickt.

Dieser Abgesandte ist wahrscheinlich viel eher in den Entscheidungsprozess des Finanzvorstands eingebunden.

Letztlich ist es wichtig, dass du den, für dein Anliegen, wichtigsten rausfindest. Halte dich nicht nur an Hierarchien auf dem Papier, sondern versuche hinter die Kulissen zu blicken.

Leider ist das nicht immer einfach und du musst den Kunden oder die Organisation kennen, um zu wissen wer der wichtigste ist.

Ganz schön politisch, nicht wahr?

Ein wichtiger Tipp: Lass dir vor deiner Präsentation unbedingt alle Anwesenden von Kunden oder Präsentationsempfänger geben. Da es dem Kunden auch hilft, zu wissen wer kommt, teile auch ihm die Teilnehmer deiner Seite mit.

Was kannst du tun, wenn es nicht den einen Zuhörer gibt? Du präsentierst beispielsweise auf einer Konferenz zu einem Thema. Mein Vorschlag ist hier dir vom Veranstalter die Informationen über die Zuhörer und deren Hintergrund geben zu lassen.

2. Kontaktieren und Feedback einholen

Nachdem du dir sicher bist, dass du den wichtigsten Zuhörer identifiziert hast, wird es spannend. Es ist Zeit ihn zu kontaktieren und sein Feedback einzuholen. Da er die Entscheidung trifft oder mindestens in den Prozess involviert ist, solltest du das tun.

Bei einer Präsentation in der Uni für eine Hausarbeit ist das manchmal ein bisschen tricky. Letztlich geht es aber darum, dass der wichtigste Zuhörer tatsächlich den Eindruck hat, dass er der Wichtigste ist.

Dozenten haben häufig natürlich eine Vielzahl von Studenten und wenn jeder kommen und um Feedback bitten würde, wäre das etwas viel. Dennoch ist eine kurze Ansprache auf dem Flur sinnvoll, um das Grobgerüst der Präsentation abzuklappern. Wichtig ist hier, dass es nicht zu offensiv ist, es sei denn du hast wirklich keine Ahnung von dem Thema. Also dezent nach einem kurzen Kommentar zur Gliederung fragen.

Bei der Präsentation für ein Kolloquium sollte dein Prüfer schon wissen über was du präsentierst, sonst hast du andere Probleme. Eine kurze Rücksprache kann aber häufig nicht schaden.

Im Beruf ist es wichtig, dass du Fingerspitzengefühl an den Tag legst. Insbesondere bei Präsentationen vor dem Kunden. Bei internen Präsentationen kannst du meistens wesentlich offensiver in die Feedbackrunde gehen.

Bei Kunden ist das Ziel häufig auch, dass du oder der Kunde keine massiven Überraschungen (inhaltlicher Natur) erlebt. Überraschungen sind ja grundsätzlich nicht schlecht und ein wichtiges Präsentationstool (siehe auch mein Artikel Mach deine Präsentation zu einem Erlebnis für deine Zuhörer), aber es geht hier eher darum inhaltlich auf einer Linie oder zumindest abgestimmt zu sein. Auch eine Opposition muss nichts Schlechtes sein.

Wenn der wichtigste Zuhörer so wichtig ist, dass du ihn nicht einmal ans Telefon kriegst, solltest du versuchen jemanden in seinem Ressort zu bekommen.

Geh mit dem Zuhörer deine Punkte durch. Es müssen nicht einmal die Folien sein, sondern viel eher der Fluss der Ideen oder Gedanken. Es können aber auch Details sein, von denen wichtig ist, dass dein Gegenüber sie kennt.

Mache dir unbedingt Notizen während des Gesprächs. Die grauen Zellen freuen sich über etwas Unterstützung. Kläre auch, ob es für deinen Zuhörer okay ist, dass du angibst mit ihm gesprochen zu haben.

3. Pass deine Präsentation an

Nachdem du das Feedback eingeholt hast, ist es Zeit deine Präsentation durchzugehen. Schaue auf den Fluss der Präsentation und wie das Feedback in deine Argumentation passt.

Versuche das positive Feedback noch zu verstärken und das negative Feedback zu überarbeiten. Konkret könntest du Punkte, die bei der Feedbackrunde als richtig aufgekommen sind noch detaillierter betrachten.

Wenn sich das negative Feedback auf Themen bezieht, die unbedingt rein müssen, weißt du auf jeden Fall, dass Gegenwind kommt. Mit dieser Information kannst du dich besser für die Präsentation vorbereiten.

Auch hier ist es wichtig subtil bei der Einarbeitung des Feedbacks zu sein. Es kommt nicht gut an, wenn du völlig übertreibst. Zeige einfach, dass du verstanden hast, was deinem Zuhörer wichtig ist.

4. Halte die Präsentation

Du hast also eine bearbeitete Präsentation vor dir, die das Feedback des wichtigsten Zuhörers integriert hat. Jetzt kommt es darauf an in welchem Rahmen du die Präsentation hältst. Was heißt das?

Manchmal ist es überhaupt kein Problem zu erwähnen, dass du eine Feedbackrunde mit einem Anwesenden hattest. In anderen Fällen hingegen solltest du nicht besonders hervorheben, dass du mit der wichtigsten Person gesprochen hast. Dazu kommt noch, dass jeder Anwesende denkt er sei wichtig.

Hast du z. B. Feedback vom Dozenten für deinen Gedanken eingeholt, macht es wenig Sinn das zu erwähnen. Er weiß es und freut sich, dass sein Feedback integriert ist.

Im Beruf ist der Rahmen und die Beziehung entscheidend. Solltest du kurz erwähnen, dass du mit einem Anwesenden gesprochen hast, zeigt das übrigens, dass du deine Hausaufgaben gemacht hast.

Es ist wichtig, dass der wichtigste Zuhörer nicht das Gefühl hat, dass du ihn ausgenutzt hast. Wenn du Infos von ihm bekommst, die du vorher nicht hattest, solltest du das auch so kommunizieren. Es bringt nichts, wenn er das Gefühl hat du brüstest dich mit seinem Input. Das ist unprofessionell und falsch! Schließlich weiß er ja, dass er dir die Information gegeben hat.

Zusammenfassung

Nr. 1: Um eine Präsentation effektiv zu gestalten, ist es wichtig deinen wichtigsten Zuhörer abzuholen. Deinen Zuhörer überzeugen, wenn du weißt wen, ist nicht so schwer.

Nr. 2: Finde den wichtigsten Zuhörer für deine Präsentation. In der Uni einfach gefunden, im Job manchmal etwas komplexer. Nachdem du den wichtigsten Zuhörer gefunden hast, kontaktierst du ihn. Du willst sein Feedback zur Präsentation. Egal ob es positiv oder negativ ist, es wird dir helfen. Du wirst keine Überraschungen in dem wichtigen Meeting erleben. Bei der Kontaktaufnahme ist Fingerspitzengefühl gefragt.

Nr. 3: Pass, nachdem du das Feedback bekommen hast, deine Präsentation an. Auch hier bitte keine Wort-für-Wort Zitate. Das Feedback ist subtil einzubauen.

Nr. 4: Halte die Präsentation mit den Änderungen und schau dir an, wie dein wichtigster Zuhörer weniger überrascht ist. Ein zufriedenes Grinsen auf dem Gesicht hat oder weniger hart gegen dich vorgeht.